Een startup van de grond krijgen vergt veel energie en planning. Zonder behoorlijke organisatie zijn mijn dagen onoverzichtelijk en presteer ik minder. Door gebruik te maken van de volgende 10 “tools” krijg ik meer werk gedaan en kan ik me focussen op de dingen die ik echt leuk vind om te doen.
1. TweetDeck
Om gedurende de dag up-to-date te blijven op Facebook, Twitter, LinkedIn, FourSquare en Google Buzz is Tweetdeck toch wel mijn favoriete tool. Ook het versturen van updates op geplande tijden is met Tweetdeck een fluitje van een cent, berichtje ingeven, tijd instellen en Tweetdeck doet de rest. Verder gebruik ik Tweetdeck om trending topics te volgen, waarbij vooral de recente “streaming”-optie zeer handig is: updates komen binnen in real-time.
2. Android
Ik ben persoonlijk een liefhebber van Google Android. Op mijn HTC Desire heb ik een assortiment apps geïnstalleerd staan, waaronder Tweetdeck, Twitter, Facebook, FourSquare, YouTube en mijn persoonlijke favoriet Google Maps. Deze laatste verandert je Google Android in een volledige GPS, inclusief verkeersmeldingen (gratis!). Dit geeft je dus een accuraat beeld van wanneer je gaat aankomen. Het werkt gecombineerd met je agenda: je tikt de “location” van je afspraak aan en je bent vertrokken. Heb je het adres niet, 9 kans op 10 staat de bedrijfsnaam met adres te vinden in Google en kun je dus navigeren op enkel bedrijfsnaam en plaats.
Laten we dan ook zeker niet vergeten: Google Goggles (superprogramma om objecten op te zoeken op Google, ook handig als je in de FNAC staat en je de ISBN code van een boek wil onthouden), en dan gebruik ik nog Adobe Photoshop Express, Opera Mini webbrowser, Picasa Tool voor mijn online foto’s te bladeren en Traffic Jam voor de momenten dat ik even wat tijd de doden heb.
3. Parrot Carkit
Een groot deel van de tijd breng ik in de auto door. Om toch wat productief te blijven gebruik ik een Parrot MKI9000 bluetooth carkit in combinatie met de HTC. Deze carkit heeft een zeer kleine bedieningsmodule en werkt grotendeels stemgestuurd. De bediening is heel eenvoudig en zonder display waardoor je niet afgeleidt raakt. Extra pluspunten vind ik de iPod en USB-stick aansluiting en het feit dat ik stemgestuurd vanuit mijn HTC’s telefoonboek kan bellen.
4. The Printable CEOtm
Timemanagement is niet eenvoudig als je een uitgebreide to-do-list hebt van de meest uiteenlopende dingen. David Seah heeft een uitgebreide set papieren sheets ontwikkeld onder de noemer ‘the Printable CEO‘ om verschillende taken, doelen en planning bij te houden, elk met een verschillende benadering. In de foto bovenaan het artikel zie je de “Emergent Task Planner” waarmee ik mijn dag plan, evalueer en factureer. Een andere leuke sheet is de “Task Order-Up” waarbij je als een bonnensysteem in een restaurant je verschillende projecten en taken op je werkplek verzamelt.
5. Skype
Telefonisch overleg met relaties doe ik het liefst via Skype. Het laat mij toe om naast een behoorlijk telefoongesprek, te laten zien wanneer ik het best bereikbaar ben en eventueel via webcam of chat zaken met hen kort of uitgebreid kan doornemen. Dat het de telefoonrekening van België naar Nederland aanzienlijk verlaagt is natuurlijk leuk meegenomen.
Ik bel het liefst via mijn Logitech USB headset, die ik ook gebruik om de spraak bij webcasts op te nemen en om naar muziek te luisteren als er mensen om mij heen werken.
En Skype is ook beschikbaar voor de Android smartphones.
6. CrossLoop
Het programma CrossLoop is een handige tool bij het troubleshooten van problemen bij klanten. Het laat je toe om met een eenvoudige code elkaars scherm te delen en te besturen. Het kan zich meten met de dure commerciële applicaties zoals Netviewer, en heeft het bijkomende voordeel dat het probleemloos door de meeste firewalls heen komt.
Naast troubleshooting laat het me ook toe om met klanten – op afstand via teleconference – de laatste stand van zaken en nieuwe features te bespreken.
7. Jing
Voor het bespreken van bugs en features met klanten is het soms handig om concreet te zien waar een fout zich voordoet. Via Jing van Techsmith kan iedereen snel een snapshot maken van zijn scherm. Ook het opnemen van filmpjes behoort hierbij. Techsmith kennen we uiteraard van Camtasia en SnagIt, dus Jing is voor hen een logische stap om deze producten op deze manier gratis uit te proberen.
Na het maken van een filmpje kan deze ook snel worden geupload naar Screencast.com en kan de eindgebruiker een hyperlink via email doorsturen.
8. Adobe Dreamweaver
De meeste websites en -applicaties bouw ik met Adobe ColdFusion. Adobe heeft veel tijd besteed aan het goed implementeren van deze taal in Adobe Dreamweaver, waardoor dit voor mij nog altijd het beste pakket is om mee te werken. Ik heb enkele maanden met Eclipse proberen te werken, maar deze had een aantal ‘ontbrekende’ basisfuncties. Een minder efficiënte manier van werken was bij mij het gevolg. Hierbij denk ik aan het automatisch uploaden van een bestand nadat je het hebt bewaard en zelf een gemakkelijke bibliotheek van veelgebruikte code aanleggen (“snippets”) en deze koppelen aan zelfgekozen shortcuts. Ook het gewoonweg opmaken van een pagina via WYSIWYG is een reden dat ik DreamWeaver verkies.
9. The Pomodoro Technique
De Pomodoro Technique is een time-management techniek waarbij dat je je werk indeelt in blokken van 25 minuten (een “pomodoro”, genoemd naar de pomodoro-kookwekker). Na elke 25 minuten productiviteit heb je 5 minuten om iets anders (ontspannends) te doen. Elke 4 pomodoro’s levert een 15 minuten rustpauze op.
De techniek gaat nog verder dan dit, en werkt goed als je doorlopend aan verschillende projecten moet werken. Het helpt me concentreren en laat toe om afleiding (telefoontjes, collega’s, emails) te kanaliseren en in kaart te brengen. Het verlaagt stress en zorgt uiteindelijk dat je meer gedaan krijgt.
10. Exact Synergy
De laatste “tool” die ik gebruik is een volledig online CRM en workflow pakket. Om alle functionaliteiten van Exact Synergy uit de doeken te doen zou me te ver brengen in dit blog-artikel. In een notedop structureert Synergy mijn relaties, projecten, documenten en werkstroom. Het zorgt ervoor dat ik mijn boekhouding in kaart heb, weet wie wanneer gefactureerd moet worden, welke prospecten ik moet opvolgen en welke marketingcampagnes de beste conversie hebben. Daarnaast is het web-based dus ik kan het volledig op maat maken.
Zo heb ik zelf een mobiele browser geschreven zodat ik vanaf mijn smartphone alle relaties kan opzoeken en hun gegevens van eender waar kan raadplegen.
Tot slot…
Doordat je veel alleen moet doen is het zaak om overzicht te bewaken. Alleen dat laat me toe om overzicht te bewaren en goeddoordachte beslissingen te nemen. Doordat ik veel mobiel werk (auto, op locatie, home-office) heb ik een verscheidenheid aan tools nodig op verschillende apparaten.
Aan het eind van de dag is er maar 1 tool die goed genoeg is: de tool die me mijn werk beter, sneller en leuker laat doen. Deze 10 tools kan ik in ieder geval niet meer missen.
Pablo.
